Werkreizen naar buitenlandse partner

Vanuit GKv-mission worden er regelmatig reizen gemaakt naar buitenlandse partners. Vaak verlopen de reizen voorspoedig, maar soms ook niet. Er is een aantal ‘tools’ die gebruikt kunnen worden om te borgen dat de reis goed verloopt. Deze tools zijn belangrijk voor u als reiziger (veiligheid, uw doel bereiken, wie neemt initiatief in geval van een incident), voor de buitenlandse partner (belasting van de partner, verwachtingen die gewekt worden) en voor de organisatie waarvoor u reist (bereikt u uw doel, wordt er doelmatig gewerkt). Ook zijn de tools van belang voor GKv-mission als geheel en BBK (communicatie, geen dubbele reizen, leren van incidenten).

Als GKv-mission willen we reizigers die als ambassadeur uitstralen waar GKv-mission voor staat en zich conform gedragen. Daarnaast willen we als GKv-mission elkaar kunnen aanspreken op wat er beschreven staat in protocollen en instructies. Zo zijn we een lerende organisatie. Wanneer reizigers de instructies in acht nemen, kan er in geval van incidenten een beroep worden gedaan op Verre Naasten voor advies en hulp.

Bij onderstaande instructies gaan we uit van meerdere reizigers tijdens een werkbezoek. Het is handig om één van de reizigers aan te wijzen als ‘eerstverantwoordelijke’. De anderen zijn dan ‘medereizigers’.

Boeken van de reis
(Bijlage 1: Het regelen van reizen)
Allen.
Er kunnen binnen de groep afspraken worden gemaakt dat één persoon de tickets boekt. De overige zaken zullen vaak per persoon worden afgehandeld. In de bijlage wordt ingegaan op de volgende zaken:

  1. Vliegtickets boeken (eerstverantwoordelijke)
  2. Verzekering regelen (allen)
  3. Visum aanvragen (allen)
  4. Vaccinaties halen (allen)
  5. Geld pinnen (allen)
  6. Info Intern informeren (eerstverantwoordelijke)

Personalia
(Bijlage 2: Formulier persoonlijke gegevens reiziger)
Allen.
Vul het formulier in en mail het naar travel@verrenaasten.nl, zodat er in het geval van een incident actie ondernomen kan worden.

Werkreisinstructie
(Bijlage 3: Werkreisinstructie)
Eerstverantwoordelijke
Het is belangrijk dat de werkreisinstructie wordt besproken, ingevuld en de veiligheidsverklaring wordt ondertekend door medewerker van Verre Naasten (reizigers die niet werkzaam zijn bij Verre Naasten ontvangen de werkreisinstructie ter informatie). In dit document wordt o.a. vastgesteld wat het doel van de reis is, wat bereikt dient te worden en of er veiligheidsrisico’s zijn en hoe daar bewust mee om te gaan (te anticiperen). Het formulier kan gemaild worden naar travel@verrenaasten.nl of (eventueel) door een medewerker van Verre Naasten ingeleverd worden bij zijn/haar leidinggevende.

Incidentenrapportage
(Bijlage 4: Formulier incidentenrapportage)
Allen: indien van toepassing.
Om (1) informatie met betrekking tot de veiligheidssituatie van verschillende bestemmingen actueel te houden, om (2) te kunnen nagaan of expliciete voorbereiding op bepaalde risico’s van belang is en om (3) rekening te kunnen houden met mogelijke gevolgen, is het van belang incidenten te rapporteren (binnen 48 uur zodat adequaat actie ondernomen kan worden. Wanneer dat niet nodig is, z.s.m. na terugkeer in Nederland). Bijgaand formulier kan worden ingevuld en besproken met hoofd partners en programma’s van Verre Naasten. Indien gewenst kan daar iemand van het RSV bij aanwezig zijn. Is een gesprek niet nodig? Mail het formulier dan naar travel@verrenaasten.nl. Afgesproken is dat in geval van een crisis / incident voor de communicatie Verre Naasten ingeschakeld wordt en het woordvoerderschap  op zich neemt (of daarvoor iemand regelt).

Communicatie
Allen.
Binnen GKv-mission willen we onze achterban stimuleren betrokken te zijn bij het mission-werk. Een werkreis is een mooie gelegenheid om verhalen te maken en het mission-werk dichtbij te brengen. Deze verhalen / berichten kunnen via Facebook, Twitter, de website of het magazine Naast worden gepubliceerd. Maak van te voren afspraken met de voorlichter(s) en/of webmaster van uw RSV over wat de wensen zijn qua berichtgeving. Berichten/foto’s kunnen ook onbewerkt naar info@verrenaasten.nl worden gestuurd. Een medewerker van de afdeling communicatie en fondsenwerving zorgt dan voor verwerking en plaatsing.
Verre Naasten-medewerkers hebben voordat zij op werkreis gaan altijd contact met de afdeling communicatie en fondsenwerving.
Als het gaat om communicatie kan er helaas ook een hoop misgaan. Voor medewerkers van Verre Naasten geldt een communicatieprotocol (bijlage 5) met informatie over o.a. loyaliteit en regels voor social media. Handig voor reizigers om door te nemen. Afgesproken is dat in geval van een crisis / incident voor de communicatie Verre Naasten ingeschakeld wordt en het woordvoerderschap op zich neemt (of daarvoor iemand regelt).

Gedragscode
(Bijlage 6: Gedragscode buitenlandse werkreizen)
Allen.
Tijdens uw reis krijgt u te maken met andere culturen en gebruiken. Het is raadzaam om in de voorbereiding op uw reis de gedragscode te lezen die door het LSV (de verschillende RSV’s) is vastgesteld. Ook staan hierin richtlijnen m.b.t. gedrag dat GKv-mission verwacht van de namens de kerken reizende personen.

Veiligheidsbeleid
(Bijlage 7: Veiligheidsbeleid voor werkbezoekers van LSV (RSV en Verre Naasten)).
Allen.
Voor medewerkers van Verre Naasten is er een verplicht veiligheidsbeleid. Wanneer u als reiziger vanuit de RSV’s een beroep wilt doen op ondersteuning van Verre Naasten in geval van incidenten, dan wordt verwacht dat de hoofdlijnen van het betreffende veiligheidsbeleid worden gerespecteerd. In geval van een incident kunt u altijd contact opnemen met Verre Naasten: tel. (038) 427 04 10. Buiten kantooruren wordt een 06-nummer vermeld op de voicemail.  Of via het 06-nummer van de in de werkreisinstructie afgesproken contactpersoon.
Tevens is het ministerie van buitenlandse zaken 24/7 bereikbaar voor Nederlandse reizigers op telefoonnummer +31 247 247 247.

Ps. Het veiligheidsbeleid is specifiek geschreven voor medewerkers van Verre Naasten inclusief lijnmanagers e.d.. Voor RSV-leden geldt dit beleid alleen op hoofdlijnen. Voor iedereen geldt: incident binnen 48 uur melden bij Verre Naasten of z.s.m. bellen met Verre Naasten, zodat adequaat actie ondernomen kan worden. Wanneer dat niet nodig is, z.s.m. na terugkeer in Nederland.

Paklijst
(Bijlage 8: Checklist voor reizigers)
Allen.
Een handige checklist / paklijst voor reizigers.